Een zakelijke brief of e-mail schrijven: hoe doe je dat?

Een zakelijke brief schrijven, het klinkt misschien een beetje ouderwets, maar het is nog altijd een goede manier om te communiceren met een officiële instantie of een bedrijf. Een zakelijke e-mail is wat moderner. Ook als student, tijdens je werk of juist als je nog op zoek bent naar een baan, is het belangrijk dat je een goede zakelijke brief of e-mail kunt schrijven. Je schrijft een zakelijke brief bijvoorbeeld als je ergens wilt solliciteren, wanneer je een klacht wilt indienen of je motivatie wilt laten blijken voor een bepaalde studie. Aan het schrijven van zo’n zakelijke brief zijn een aantal regels verbonden. Zo heeft de tekst een vaste indeling. Op deze pagina lees je alles wat je moet weten over het schrijven van een zakelijke brief of e-mail.

Onderdelen van een zakelijke brief

Van belang is dat je bepaalde gegevens heel precies noteert. Zo bevat een zakelijke brief het adres van de geadresseerde en de afzender, de datum en eventuele bijlagen. Een zakelijke brief is veel formeler geschreven dan een persoonlijke brief aan een vriend of klasgenoot. Hij moet er aantrekkelijk uitzien en uiteraard is het heel belangrijk dat hij in goed Nederlands is geschreven. Misschien vind je het fijn om je brief eerst nog even aan iemand anders te laten lezen. Je kan immers altijd een spel- of typfoutje over het hoofd hebben gezien.

Een zakelijke brief heeft vaak een vaste indeling. Deze indeling ziet er als volgt uit:

Afzender
Je vermeldt hier je eigen adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Geadresseerde
Nu volgt de naam van degene aan wie je schrijft en zijn of haar adres (of het adres van een bedrijf of instantie).

Dagtekening
Hier schrijf je de plaats waar en de datum waarop je de brief hebt geschreven.

Betreft
Na het woordje ‘betreft’ plaats je een dubbele punt en daarna vermeld je het onderwerp van je brief.

Aanspreking
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals ‘Geachte heer/mevrouw’.

Eerste alinea
Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met ‘ik’. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft.

Rest van de tekst
Hierna volgt de rest van je tekst.

Afsluiting en ondertekening
Je sluit je brief op een gepaste manier af, bijvoorbeeld door de woorden ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ gevolgd door een komma en je eigen naam.

Bijlage(n)
Je vermeldt hier welke bijlage(n) je eventueel toe hebt gevoegd.

Verschil zakelijke brief en zakelijke e-mail

Er zijn een aantal verschillen tussen een zakelijke brief en een e-mail. Hoewel de inhoud hetzelfde is in beide gevallen, is de indeling iets anders. In een e-mail schrijf je de gegevens van de geadresseerde niet op. De ‘betreft-regel’ wordt vervangen door de ‘onderwerpregel’. Als je bijlagen meestuurt, plaats je boven de e-mail een regel waarin je vermeldt wat voor documenten je hebt bijgevoegd.

Tips

Nog een paar tips voor het schrijven van een zakelijke brief of e-mail:

• Houd je brief beknopt en wijd niet teveel uit.
• Vermijd hevige emoties in je beschrijving (bijvoorbeeld in het geval van een klacht of motivatie).
• Wees concreet en verwijs naar duidelijke gebeurtenissen waarbij je datum en plaats noemt.
• Beschrijf helder wat je wilt en wat je van de geadresseerde verwacht.
• Laat je brief eventueel door iemand anders lezen voordat je hem verstuurt.

Voorbeelden

Zakelijke brief

Lotje de Groot
Hogebroekstraat 2
2181 ML Zevenhoven
0612345678
lotjedg@hotmail.com

L. Schippers afdeling klantenservice
IKEA Nederland B.V.
Postbus 23055
1100 DN Amsterdam

Zevenhoven, 7 maart 2020

Betreft: levering beschadigde kast

Geachte mevrouw Schippers,

Zoals wij telefonisch hebben afgesproken, stuur ik hierbij de foto’s van de beschadigde kast die bij mij afgeleverd is.

Wij hebben besproken dat u naar aanleiding van de foto’s en het controleren van de voorraad, zal kijken of ik mijn geld terug kan krijgen of dat er een nieuwe kast geleverd kan worden.

Ik hoor graag spoedig van u welke regeling wij het beste kunnen treffen. Alvast bedankt voor de moeite.

Met vriendelijke groet,
Lotje de Groot

Bijlage: foto’s kast

Zakelijke e-mail

Van: Lotje de Groot
Aan: [klantenservice@ikea.com]
Onderwerp: levering beschadigde kast

Bijgevoegd: foto’s kast
Zevenhoven, 7 maart 2020

Geachte mevrouw Schippers,

Zoals wij telefonisch hebben afgesproken, stuur ik hierbij de foto’s van de beschadigde kast die bij mij afgeleverd is.

Wij hebben besproken dat u naar aanleiding van de foto’s en het controleren van de voorraad, zal kijken of ik mijn geld terug kan krijgen of dat er een nieuwe kast geleverd kan worden.

Ik hoor graag spoedig van u welke regeling wij het beste kunnen treffen. Alvast bedankt voor de moeite.

Met vriendelijke groet,
Lotje de Groot

Video

Wil je een samenvatting zien op video over het schrijven van een zakelijke brief? Kijk dan onderstaande video.